Pos e registratori telematici, che cosa cambia dal 2026. Guida operativa per studi e ambulatori

Collegare gli strumenti di pagamento elettronico ai registratori telematici attraverso una procedura web dedicata. È l’adempimento previsto dal 2026 per gli esercenti che certificano corrispettivi tramite registratore telematico o documento commerciale online, con possibili ricadute anche per studi medici e strutture sanitarie private che incassano prestazioni con POS.

Secondo la guida operativa dell’Agenzia delle entrate, il collegamento avverrà tramite procedura disponibile nell’area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi”, attraverso la quale l’esercente dovrà associare la matricola del registratore telematico ai dati identificativi degli strumenti di pagamento elettronico utilizzati. L’adempimento riguarda tutti i soggetti che utilizzano registratori telematici o la procedura web Documento commerciale online per certificare corrispettivi incassati con strumenti elettronici.

Chi deve effettuare il collegamento

L’obbligo interessa chi utilizza POS fisici, POS virtuali, SoftPOS o analoghi strumenti software per incassare pagamenti relativi a operazioni certificate con documento commerciale. In ambito sanitario ciò può coinvolgere studi medici, poliambulatori, strutture odontoiatriche e altri servizi privati che emettono documento commerciale per le prestazioni.

Il collegamento è richiesto anche nei casi in cui lo stesso POS sia utilizzato sia per operazioni soggette a certificazione dei corrispettivi sia per operazioni esonerate, mentre non è necessario se il POS è utilizzato esclusivamente per operazioni esonerate.

Come avviene la procedura

La procedura non richiede modifiche tecniche al registratore telematico. Il collegamento avviene esclusivamente via web, inserendo matricola del registratore, dati identificativi dello strumento di pagamento e indirizzo dell’esercizio. Per i POS fisici sono necessari Terminal ID e dati dell’operatore finanziario, mentre per gli strumenti virtuali sono richiesti solo i dati dell’operatore.

È possibile collegare uno stesso POS a più registratori telematici e, viceversa, associare più strumenti di pagamento a un singolo registratore.

Tempistiche

Gli strumenti di pagamento già in possesso al 1° gennaio 2026 dovranno essere collegati entro 45 giorni dalla messa a disposizione della procedura, prevista nei primi giorni di marzo 2026. Per nuove attivazioni successive, il collegamento dovrà essere effettuato tra il sesto giorno del secondo mese successivo e l’ultimo giorno lavorativo dello stesso mese.

Aspetti operativi da ricordare

Al momento dell’emissione del documento commerciale resta necessario indicare la corretta forma di pagamento e l’importo incassato tramite le funzionalità già presenti nel registratore telematico o nella procedura online. Il bonifico bancario non rientra tra gli strumenti da collegare, pur essendo considerato forma di pagamento elettronico ai fini dell’indicazione nel documento commerciale.

Le FAQ chiariscono inoltre che l’operazione di collegamento può essere delegata a intermediari abilitati per i servizi di censimento dispositivi, mentre l’uso della procedura Documento commerciale online resta attività non delegabile.